管理組合には、工事内容を考えるところから始まって、その準備から工事実施にいたるまでの問題をいろいろ検討するという業務があります。この業務は、複数年度にまたがるという点と、通常の管理業務とは少し異なった業務になるということで、多くのマンションでは理事会とは別の特別委員会を作ることが多いようです。
理事会があまり問題をかかえていないマンションの場合は、理事会で工事関係もこなしていくことができるかもしれませんが、理事会の回数も増えますので負担が大きくなり過ぎるかもしれません。できれば別組織で対処する方が皆さんの負担減という面からもおすすめです。この特別委員会の名称については、工事委員会だったり、長期修繕委員会であったり、計画実行委員会であったりしますが、大事な点は、こういった委員会があるということを広く知らせることと、理事会との関係をきっちりとしておくことです。
多くのマンション管理組合では、特別委員会を理事長が諮問する委員会として位置づけて、その委員会からの答申内容を理事会で承認するという形をとっています。
委員のメンバーは理事長から委嘱することが多いようですが、総会の場で、委員の紹介をするのも良いと思います。管理組合によっては、理事会や理事長推薦の委員のほか、公募という方法をとっていることろもあります。
工事に向けての委員会では、昼間マンションにいない人ばかりが委員になるよりも昼間の事情を良く知っている方々の委員会参加も貴重です。
ひとつご注意申し上げるとしたら、委員会が理事会からあまり独立化しないことです。たとえば、毎回理事会に検討内容を報告するとか、理事長と営繕担当理事と会計だけは委員会メンバーに加わるといった方法が良いのではないでしょうか。風通しとコミュニケーションが良いということは、なにかにつけ管理組合運営のコツだと思います。